Vanaf Product Update 244 zijn er wijzigingen aangebracht om het idee van een op rollen gebaseerde functionaliteit verder uit te werken. Vanaf deze Product Update wordt de toegang tot functies beheerd door de rollen. In dit document wordt dit verder uitgebreid beschreven.
We gaan in dit document aandacht besteden aan de logica welke aan de basis ligt van de op rollen gebaseerde functionaliteit. De volgende onderwerpen zullen worden behandeld:
Een medewerker aanmaken
Wanneer er een medewerker wordt aangemaakt zal dit altijd een Synergy gebruiker zijn. In onderstaande diagram wordt de logica uitgelegd voor het aanmaken van een medewerker:
Vergelijkingen tussen een Synergy gebruiker met of zonder een rol
Wanneer u nog niet bekend bent met alle rollen, dan kunt u dit document raadplegen. De nieuwe rollen zullen worden genoemd in de volgende secties.
Een Synergy gebruiker kan alleen op een bepaald moment worden toegewezen aan de Employee self-service, CRM of Professionele rol. Bij licentie rollen (uitgezonderd de Activeren add-on oplossingen rol) is het mogelijk om er één of meerdere toe te wijzen aan een Synergy gebruiker. Dit is afhankelijk van het aantal aangeschafte rollen.
Een Synergy gebruiker zonder een rol heeft alleen toegang tot een paar basisfuncties binnen Exact Synergy Enterprise, zoals het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart en de eigen kalender bekijken. Voor meer informatie over de functies van een Synergy gebruiker zonder rol kunt u dit document raadplegen.
Een Synergy gebruiker met de Employee self-service rol heeft toegang tot meer functies dan wanneer hij niet is toegewezen aan deze rol. Het aantal functies wordt vervolgens meer wanneer een gebruiker wordt toegewezen aan de rol CRM. Met de Professionele rol, heeft de gebruiker toegang tot alle functies welke beschikbaar zijn binnen Exact Synergy Enterprise, uitgezonderd de add-on oplossingen. Hiervoor heeft u de rol Activeren add-on oplossingen nodig.
In onderstaande afbeelding wordt het verschil weergegeven tussen een Synergy gebruiker met en zonder een rol:
Licentie validatie en calculatie
Binnen Exact Synergy Enterprise zijn verschillende typen rollen beschikbaar. Wanneer u nog niet op de hoogte bent van deze rollen, dan kunt u dit document raadplegen. Voor de validatie van de licentie zijn onderstaande gebieden belangrijk:
· Een Synergy gebruiker kan alleen worden toegewezen aan de Employee self-service, CRM of de Professionele rol op een bepaald moment.
· Een Synergy gebruiker kan ook worden toegewezen aan één of meerdere licentie rollen (met uitzondering van de Employee self-service, CRM, Professionele of de Activeren add-on oplossingen rol). Dit hangt af van het aantal aangeschafte licentie rollen.
· Zolang een medewerker beschikt over de Professionele rol, zal het toewijzen van additionele rollen (met uitzondering van de Employee self-service, CRM en de Activeren add-on oplossingen rollen) niet leiden tot een afname van het aantal beschikbare licentie rollen.
· Het is niet langer mogelijk om de Employee self-service, CRM of de Professionele rol te vervangen wanneer u niet voldoende rollen heeft aangeschaft. Bijvoorbeeld wanneer u zes medewerkers heeft en u heeft een licentie met één Professionele rol en vijf CRM rollen, dan heeft u niet meer de mogelijkheid om de CRM rol aan meer dan vijf medewerkers toe te wijzen.
· U kunt onbeperkt medewerkers aanmaken ongeacht de status of de rollen (Employee self-service, CRM of Professionele) welke zijn toegewezen. Zolang ze geblokkeerd zijn voor toegang tot Exact Synergy Enterprise zal de licentie validatie niet optreden. Deze controleert alleen gebruikers welke niet geblokkeerd zijn.
Elke keer wanneer u zich gaat aanmelden in Exact Synergy Enterprise dan zal er een validatie worden uitgevoerd. Wanneer op een bepaald moment het aantal actieve gebruikers groter is dan het aantal welke is aangeschaft, dan is het alleen mogelijk voor de Administrator om toegang te krijgen tot Exact Synergy Enterprise. Alle andere gebruikers kunnen zich niet meer aanmelden. Wanneer u geblokkeerd bent, dan zal er een melding op het scherm verschijnen. Totdat de administrator de situatie verholpen heeft, zal deze melding blijven verschijnen.
Wanneer u de administrator bent, dan zal een soortgelijke melding verschijnen:
In dit voorbeeld is de rol Activeren add-on oplossingen toegewezen aan 15 gebruikers. Echter er zijn geen rollen hiervoor aangeschaft. Nu dient de administrator actie te ondernemen door de rol te verwijderen bij de 15 gebruikers.
Schakelen tussen de Employee self-service, CRM en Professionele rollen
Een medewerker kan alleen op een bepaald moment worden toegewezen aan de rol Employee self-service, CRM, of Professionele. Wanneer een medewerker is toegewezen aan de rol Professionele en u wijzigt de rol naar CRM of Employee self-service, dan zal de Professionele rol worden verwijderd. De licentie, systeem en zelfgedefinieerde rollen welke zijn toegewezen zullen ook worden verwijderd. Dezelfde logica wordt gebruikt wanneer u de Employee self-service rol toewijst aan een medewerker, welke al is toegewezen aan de CRM rol. Het is niet mogelijk om een degradatie van de rol uit te voeren bij een medewerker welke een project manager en/ of lid van een project is.
Echter wanneer u een upgrade van de rol gaat uitvoeren, dan zal de tegenovergestelde logica gebruikt worden. Bijvoorbeeld wanneer u een CRM rol toewijst aan een medewerker welke al is toegewezen aan de rol Employee self-service, dan zal alleen de Employee self-service rol worden verwijderd. De licentie, syteem en zelfgedefinieerde rollen welke zijn toegewezen zullen niet worden verwijderd.
Klik op onderstaande link om het diagram te tonen waarin een samenvatting te vinden is van de wijziging:
Klik hier om te tonen/verbergen